El mensaje está definido por el contenido, por la información que como emisores enviaos a nuestros receptores (audiencia) a través de un canal.
Contiene dos partes:
- La primera parte trata sobre el asunto del mensaje ¿qué quiero comunicar?
- La segunda parte tratará sobre cómo voy a comunicar.
¿Cómo preparar un mensaje eficaz para nuestra audiencia?
Sabemos que el modelo actual de las comunicaciones internas está ligado a la participación e implicación de todo el personal, a la escucha activa y a la emoción. Partiendo de estos objetivos nuestros mensajes deben respetar una serie de principios a fin de que sean eficaces.
El mensaje eficaz cuida el contenido; es aquel que produce el efecto esperado. Es claro, preciso y persuasivo.
En nuestro quehacer diario emitimos un sinnúmero de mensajes, a través de diferentes canales, mensajes que deben expresar con claridad nuestras ideas, o sentimientos, sin ofender, ni crear confusiones.
Así, por ejemplo: recordamos a un compañero que asista a la reunión con sus aportaciones pensadas o bien, que termine el proyecto X para una fecha concreta, que lea un artículo de la “newsletter” …
Estos mensajes sencillos para que no sean ignorados deben ser claros y, a ser posible impactantes. Hablar con claridad y propiedad es una responsabilidad.
Las siete claves de una mensaje eficaz:
- El mensaje central: ¿Qué quiero comunicar?, ¿cuál es el mensaje principal y cuál el secundario?
- El Objetivo: ¿Cuál es mi objetivo?, ¿cuál es el fin, el para qué?
- La audiencia: ¿A quién me dirijo?, ¿cómo es mi público objetivo?; ¿cuáles son sus características? ¿Conozco sus necesidades, sus prioridades, sus preferencias, sus costumbres…?
- El Aporte – novedad: ¿Tiene un elemento diferenciador?, ¿qué aporta de novedoso?
Los niveles de novedad son dos:
- La novedad absoluta, que es aquello nunca visto, lo excepcional.
- La novedad relativa, se refiere a las noticias que han sufrido una evolución o un cambio.
- La actualidad: el interés de los empleados decae rápidamente, por tanto, hay que valorar la importancia de difundir con rapidez. La actualidad es lo que interesa, lo que preocupa en un momento determinado.
Hay cuatro distintos niveles de actualidad:
- La actualidad simultánea, que se refiere a aquello que sucede en el mismo momento en que se cuenta.
- La actualidad reciente, que es aquello que acaba de ocurrir.
- La actualidad prolongada, cuya vigencia se mantiene durante un cierto periodo de tiempo y que va en declive.
- La actualidad permanente, formada por aquellos hechos que nunca dejan de interesar.
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El canal: es el medio elegido para transmitir el mensaje. ¿Qué canal voy a elegir?, canal escrito (carta, nota interna, circular, cartel, publicaciones institucionales: folleto, manual) canal oral (charla, conversación informal, reunión, conversación telefónica) Canal Tecnológicos (el correo electrónico, un video, un foro, chat, redes sociales, …).
- El momento: las circunstancias en que lanzamos el mensaje ¿Es oportuno, necesario e importante lo que voy a contar? ¿Es el momento adecuado?
¿Qué otro aspecto o actitud, añadirías a esta lista, para diseñar mensajes eficaces para cada una de nuestras audiencias? ¿Qué opinas?
En el asunto de un mensaje debemos cuidar:
El mensaje central El objetivo del mensaje El receptor
La novedad El momento La actualidad
El canal Todo lo anterior
